L’attività di pre – ricovero. Una riorganizzazione di valore.
L’Ospedale MultiMedica di Castellanza è un punto di riferimento nel territorio di Varese per tutte le specialità medico-chirurgiche, sia ambulatoriali sia di ricovero.
Il pre-ricovero è quel percorso atto a valutare la condizione di salute del paziente ai fini dell’intervento chirurgico per cui è candidato. Prevede un insieme di attività (esami e visite mediche) in cui sono coinvolti numerosi attori, afferenti a servizi e reparti diversi, e interessa spazi differenti per ogni tappa che il percorso prevede. È, perciò, un processo complesso, che richiede di essere progettato secondo un coordinamento ben preciso affinché proceda linearmente e senza ostacoli sia per il paziente che per i professionisti coinvolti.
Direzione Sanitaria e Direzione Operativa, in collaborazione con la Dr.ssa Karin Iemi, Responsabile del Servizio di Anestesia, hanno messo a punto una riorganizzazione dell’attività di pre-ricovero, ponendo al centro la qualità e la sicurezza per il paziente, per i professionisti e per la struttura e concentrandosi sull’eliminazione degli sprechi intesi come tutto ciò da cui il paziente non trae beneficio. Il metodo adottato è stato il Lean Thinking (pensiero snello), una strategia operativa che analizza il flusso dei processi aziendali per individuare gli sprechi e implementare le soluzioni di miglioramento, consolidandole attraverso un monitoraggio costante.
Il primo step ha analizzato la situazione di partenza per determinare le principali criticità. L’attesa (per i pazienti e i professionisti), gli spostamenti tra i piani da parte dei pazienti, i molteplici accessi alla struttura e un percorso non differenziato tra chirurgia ad alta e bassa complessità rappresentavano i principali sprechi da revisionare.
Il percorso è stato così modificato nello spazio (layout) e nel tempo (agende) grazie ad un confronto tra tutti gli attori coinvolti (medici, segreterie e servizio infermieristico).
“Poiché si trattava di un procedimento complesso, in cui ogni passaggio inevitabilmente influenzava quello successivo, il processo di semplificazione e di miglioramento poteva avvenire solo mettendo mano a tutte le fasi del percorso. Ci siamo chiesti cosa fosse essenziale e cosa superfluo, ragionando su due percorsi diversi per la chirurgia ad alta e bassa complessità. A questo punto, la prima ambizione è stata ridurre il numero di spostamenti e di accessi del paziente all’Ospedale. Abbiamo quindi convogliato in un’unica area tutti gli spazi necessari allo svolgimento delle visite mediche di pre-ricovero e dei prelievi. A questo punto, ci siamo concentrati sulla riduzione dei tempi d’attesa tra una prestazione e l’altra, coordinando le agende dei professionisti in modo da ottenere un flusso lineare di impegni per ogni singolo paziente. L’impatto è stato così evidente che da subito siamo passati da un tempo medio di permanenza del paziente di oltre 4 ore, all’attuale inferiore all’ora e mezza”, dichiara la Dr.ssa Iemi.
Operativamente, il percorso è stato semplificato grazie all’introduzione all’ingresso di corsie preferenziali al Check Point accessibili con l’app Zero Coda; un sistema di chiamata automatica che assegna al paziente un codice rappresentante il suo flusso di agenda della giornata, maxischermi dove visualizzare la chiamata e una nuova segnaletica a pavimento differenziata per colore.
La collaborazione attiva tra l’area amministrativa e l’area clinica ha agito sinergicamente nella trasformazione degli aspetti organizzativi, consentendo di identificare in modo puntuale le problematiche che lo staff e i pazienti dovevano affrontare e di proporre soluzioni concrete. La riorganizzazione delle attività basata sulle esigenze del paziente, anziché sulle necessità dei singoli reparti, insieme ad una migliore distribuzione degli spazi e del carico di lavoro del personale sanitario coinvolto, ha contribuito a creare valore, sia per il paziente sia per l’Ospedale.
